Privatlivspolitik for Sportsvennerne i Særslev
Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.
Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra Sportsvennerne i Særslevs legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.
Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
Sportsvennerne i Særslev er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:
Kontaktperson: Claus Harboe
Adresse: Slagstrupvej 40
Telefonnr.: 24610019
Mail: clausharboe@mail.dk
Hjemmeside: saerslevtraktorpulling.dk eller sviller.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
- Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og mailadresse.
- Oplysninger om frivillige:
- Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser.
- Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen og evt. bankkontonummer
- Oplysninger om sponsorer
- Almindelige personoplysninger (navn, mailadresse, telefonnumre)
- Oplysninger om virksomhed (mailadresser, telefonnumre, adresser, logo, oplysninger om sponsoratet, eventuelle betalingsoplysninger)
- Oplysninger om deltagere i event, herunder traktortrækkere
- Almindelige personoplysninger (navn, telefonnummer, traktormærker)
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx:
- Sociale medier eller andre kanaler, som er offentligt tilgængelige
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:
- At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
- At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
- At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
- At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
- At behandle medlemsoplysninger
- At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
- At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
- At kunne levere varer og ydelser, du har bestilt
- At administrere din relation til foreningen
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:
- At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
- At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
- At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
- At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
- At administrere din relation til foreningen
Formålene med at behandle oplysninger om sponsorer er:
- At vi kan bruge oplysninger som led i arbejdet med at organisere og gennemføre events
- At vi kan bruge oplysninger som led i branding af sponsorer og events
Formålene med at behandle oplysninger om traktortrækkerne og andre deltagere er:
- At vi kan bruge oplysninger som led i organisering og arbejdet med events
- At vi kan bruge oplysninger i resultatlister
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser, som er:
- At håndtere dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens vedtægter
- At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen
- At kunne planlægge og afholde arrangementer og aktiviteter
- At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
- At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Fotos
I løbet af foreningens events og forberedelse af events vil der blive taget billeder, som bliver vist på sociale medier og hjemmeside. Nogle fotos bruges i marketingsøjemed.
Hvis du efterfølgende kan se, at du er med på et billede på hjemmeside eller sociale medier som vi har lagt op, og du ønsker at billedet skal fjernes, skal du blot henvende dig til vores kontaktperson Claus Harboe på tlf. 24610019 /e-mail: clausharboe@mail.dk. Du skal angive, hvilket billede det drejer sig om, og hvor på hjemmesiden eller de sociale medier, billedet er vist. Så sørger vi for at slette billedet.
Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. (Ved foto skal du angive, hvilket billede det drejer sig om, og hvor på hjemmesiden eller de sociale medier, billedet er vist. Så sørger vi for at slette billedet.)
Indsamler vi personoplysninger via statistik på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bruger:
Medlemmer: Vi sletter oplysninger (ikke foto) om dig senest et halvt år efter at dit medlemskab er ophørt.
Frivillige: Vi sletter oplysninger (ikke fotos) om dig, senest et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophører for altid.
Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:
- Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
- Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
- Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
- Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.
Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.
Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.
Signeret af: Claus Harboe